Mengenal Lebih Dekat Kegiatan Keprotokolan #1

Ada yang tau gak, sebenarnya apa kegiatan dari keprotokolan? Apa hanya sebatas master of ceremony yang membaca rangkaian kegiatan atau orang-orang yang mengatur tamu undangan di sebuah acara?

Untuk lebih jelas, pada kesempatan kali ini penulis akan berbagi sedikit pengalaman kehumasan di Kementerian Sekretariat Negara khusunya mengenai keprotokolan yang secara langsung pasti bersinggungan dengan kegiatan di ring 1 presiden.

Kementerian Sekretariat Negara RI (sumber foto, setkab.go.id)

Kegiatan protokol sebenarnya tidak terbatas hanya pada tata tertib acara, tamu undangan dan MC. Tetapi cakupannya lebih luas dan meliputi 3 aspek utama yaitu tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

Agar lebih resmi, penulis mengutip pengertian keprotokolan dari Undang-undang No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan pada Pasal 1 Ayat (1) yaitu “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat”.

Adapun landasan hukum yang menjadi dasar dari kegiatan keprotokolan mengacu pada 3 dasar yaitu dari persetujuan internasional, peraturan nasional dan turut memperhatikan aspek dari non- juridis.

Dasar pelaksanaan protokol berdasarkan persetujuan internasional yang menjadi sumber hukum yaitu, Konvensi Wina Tahun 1961 Tentang Hubungan Diplomatik, Konvensi Wina Tahun 1963 Tentang Hubungan Konsuler, dan Protocol Guidelines dari Organisasi Internasional lainnya.

Sedangkan dalam peraturan nasional, kegiatan protokol mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, PP No. 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan, UU No. 37 Tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri dan Keppres No. 32 Tahun 1971 tentang Protokol Negara.

Selain itu, dari segi dasar non-juridis pelaksanaan keprotokolan di daerah atau tempat-tempat tertentu juga turut menyesuaikan dengan adat istiadat atau kebiasaan daerah setempat, nilai-nilai sosial dan budaya, asas timbal balik/resiprositas, kaidah agama dan common sense atau logika umum yang ada.

Ada satu lagi landasan yang menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan keprotokolan di lingkungan Istana yaitu pada Permensesneg Nomor 13 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia.

Pada Peraturan Menteri Sekeretaris Negara, disana dijelaskan secara lengkap dan detail mengenai segala aspek pelaksanaan keprotokolan, mulai dari mekanisme tata tempat, upacara, penghormatan, pakaian dan alur masuk tamu ke Istana Negara.

Tamu setingkat Kepala Negara akan berbeda dengan Mantan Presiden dan Mantan Wakil Presiden serta Mantan Kepala Negara Asing dan Mantan Wakil Kepala Negara Asing.

Selain itu, Menteri Asing dan Duta Besar Asing, Mantan Menteri Asing, dan para Tamu setingkat Menteri, atau Tamu VIP lainnya juga akan berbeda-beda jalur masuknya sesuai dengan ketentuan. 

Begitu pula dengan ruangan, jenis pakaian, posisi tempat duduk nantinya, semua telah diatur sedemikian rupa.

Raja Salman di Istana Merdeka (sumber foto, setkab.go.id)

Misalnya, saat ada kujungan Raja Salman dari Kerajaan Arab Saudi beberapa waktu lalu. Para tamu setingkat kepala negara akan langsung masuk berurutan sesuai dengan alur masuk tamu, seperti daftar tamu yang tertera dalam buku acara. Kendaraannya masuk ke Istana Merdeka melalui pintu gerbang utama sayap barat Istana Merdeka.

Sedangkan jika yang datang adalah tamu setingkat Menteri Asing, Duta Besar Asing, Mantan Menteri Asing, dan para Tamu setingkat Menteri, atau para tamu lainnya, maka kendaraannya masuk melalui pintu gerbang Istana Negara, yang ada di Jalan Veteran III.

Kemudian berhenti tepat di samping sayap timur Istana Negara dan dilanjutnkan dengan berkendaraan golf car menuju Istana Merdeka menyusuri sayap barat. Dan menaiki anak tangga untuk kemudian menunggu sejenak di ruang tunggu sayap barat.

Pada saat acara akan segera dimulai, barulah tamu menuju Istana Merdeka melalui pintu utama Istana Merdeka dan kendaraan diparkir di area Istana Negara. 

Begitulah kira-kira ilustrasi singkat dari salah satu perbedaan tingkatan tamu yang akan bertemu Presiden di lingkungan Istana.

Baiklah sekian dulu tulisan kali ini (*takutnya kepanjangan dan gak kebaca, hehe). Tulisan selanjutnya (#2) akan membahas mengenai bagaimana tata tempat atau posisi prioritas diberikan pada acara kenegaraan atau acara resmi pemerintahan sesuai asas keprotokolan.

Jangan lupa, jika dirasa tulisan ini bermanfaat untuk turut dibagikan ya. Serta mohon bantuannya untuk klik salah satu bagian iklan (adsense) sebagai tanda partispasinya dan dukungan untuk blog ini. Atas kunjungannya terima kasih. Salam hangat.